Из данной статьи вы узнаете, как составить информационное письмо о смене реквизитов организации. Найдете образец письма, порядок составления, как отправить, кого нужно уведомлять об изменениях, а кого необязательно.
Содержание
- Кого необходимо уведомить о смене реквизитов
- Образец письма
- Лица, ответственные за составление письма о смене реквизитов
- Нормы и стандарты оформления
- Пример составления письма о смене реквизитов
- Как отправить
Кого необходимо уведомить о смене реквизитов
Любые изменения в основных сведениях об организации, включая смену наименования, адреса местонахождения или регистрации, назначение нового руководителя и прочее, требуют составления официального письма о смене реквизитов в рамках делового документооборота.
В случае изменения реквизитов организация несет обязательства о своевременном оповещении контрагентов и иных заинтересованных лиц в соответствии с условиями заключенных договорных соглашений. Своевременность извещения позволит избежать возникновения технических сбоев в партнерских взаимоотношениях и обеспечит стабильность работы компании.
Образец
Скачать:
Скачать:
Лица, ответственные за составление письма о смене реквизитов
Как правило, оформление писем о смене банковских реквизитов организации входит в число должностных обязанностей юрисконсульта или секретаря. Кроме того, официально уведомить контрагентов об изменении основных данных может любой уполномоченный руководителем сотрудник, осуществляющий прямое взаимодействие с партнерами организации.
Нормы и стандарты оформления
В виду отсутствия строгого регламента составления уведомлений об изменении реквизитов компании, официальное письмо может быть составлено на фирменном бланке или на листке формата А4 в свободной форме с соблюдением некоторых стандартных требований:
- указанием наименования отправителя и получателя, а также должности сотрудника контрагента;
- содержательной частью с сообщением о смене реквизитов, новых данных и просьб, связанных с изменениями.
В составлении письма необходимо придерживаться норм деловой этики, а также обязательного соблюдения грамматических, пунктуационных, орфографических правил. При отсутствии жестких требований к оформлению, уведомление может быть напечатано на компьютере или написано от руки.
Уведомление составляется в двух экземплярах для каждого адресата и подлежит обязательной регистрации в журнале исходящей корреспонденции с присвоением индивидуального исходящего номера.
Пример составления письма о смене реквизитов
Стандартное сообщение об изменении основных сведений об организации включает 2 информационных блока: шапку и непосредственно тело письма.
В шапке письма указываются:
- полное наименование организации-отправителя, адрес местонахождения и контактные данные;
- наименование получателя, должность, фамилия и инициалы ответственного лица;
- дата документа и исходящий номер в соответствии с внутренним документооборотом.
Содержательная часть открывается названием документа. Далее следуют:
- сообщение о смене реквизитов с указанием новых данных, а также даты вступления изменений в силу;
- оповещение обо всех просьбах, связанных с произведенными изменениями;
- подпись с расшифровкой и указанием должности подписывающего лица.
На что обратить внимание при отправке письма
Учитывая важность реквизитов компании в контексте официального документооборота, необходимо обеспечить гарантированную доставку корреспонденции контрагентам посредством заказного письма с уведомлением о вручении.
Кроме того, для максимально быстрого уведомления деловых партнеров целесообразно продублировать почтовое отправление отправкой электронного или факсового сообщения.
